Egy esküvő megszervezése során a dátum kijelölése után a legfontosabb, – de az étkezést és szállást is ideértve a legköltségesebb – és talán a legnehezebb feladat a megfelelő vacsorahelyszín kiválasztása. Annyiféle szempontot kell figyelembe venni, hogy gyakorlatilag emiatt sohasem lehet tökéletes döntésről beszélni.
Megpróbálom sorra venni, hogy melyek ezek a szempontok:
Bizonyára kihagytam, talán nem is egy szempontot a felsorolásból, de a leggyakrabban felmerülőket azt hiszem hogy sikerült felsorolnom. Most az eddigi személyes tapasztalataim alapján sorra veszem a pontokat és elmondom, hogy szerintem mire érdemes külön is odafigyelni.
Alapjaiban határozza meg, hogy mik a lehetőségeink. Ahogy a mondás is tartja addig nyújtózkodj ameddig a takaród ér. Erről sok hasznosat nem tudok írni, talán csak annyit hogy így vagy úgy, de legalább az értékarányosságra ügyeljünk. Ha kicsi a keret akkor vidéken érdemes szétnézni. Sokszor egyébként sokkal családiasabb is a kiszolgálás. Az fontos kiválasztási szempont legyen, hogy ne csak alkalmi jelleggel vállaljanak ilyen kiemelt eseményt, hanem rendszeresen, de minimum szezonálisan. Érdemes előtte a konyhát inkognitóban letesztelni.
A meghívott vendégekről felelősségteljesen és megfelelő figyelmességgel kell gondoskodni. Ez a vendéglátó – jelen esetben a két család – felelőssége és érdeke is. Így fel kell mérni minden meghívott vendég igényét. Ilyen lehet az elszállásolás, az utazás vagy speciális esetek kezelése. (pl. gyermekfelügyelet, kisbabák számára pelenkázó szoba, mozgássérült vagy diabetikus beteg megfelelő kiszolgálása, ellátása)
Az étteremnek a létszámot zsúfolás mentesen kell tudnia elhelyezni. Nem lehet azt elfogadni, hogy az előzetes megtekintéskori állapotokhoz képest annyival több étkezőasztalt tesznek be a terembe, hogy az asztalok közötti sorban csak maximum egy ember tud akadálymentesen közlekedni. Nem vicc találkoztam már ilyennel. Ugyancsak problémát okozhat ha tetőtérbe tartják a vacsorát. Sokszor nem lehet normálisan felállni-felegyenesedve kijönni a tető felőli oldalról. Ilyenkor aztán a pincérek sem mennek be oda és ezért a vendégeket is megdolgoztatják a tányérok poharak mozgatásakor.
Ennek igényét még a konkrét hely, szálloda, fogadó, csárda, stb. kiválasztása előtt minimum +10% ráhagyásával érdemes felmérni és meghatározni. Egyik olyan fő szempont ami meghatározza a végső döntésünket. Mivel egy ilyen eseményre sok vendég érkezhet akár több száz kilométerről is és továbbá kizárt dolog, hogy ne ittasodnának le jó páran, ezért a szállás és az étterem közötti távolság a lehető legrövidebb kell hogy legyen. Az ideális az ha egy épületben van a kettő. A rendőrök egyébként előszeretettel vadásznak a hétvégi esküvői helyszínek útvonalán az ittas sofőrökre.
Olyannal is találkoztam már, hogy a megtekintéskor csak a legjobb szobákat mutatták meg és aztán az elfoglaláskor derült csak ki hogy nagyon sok szoba dohos volt. Irtó nagy botrány lett belőle és zűrzavar. Szegény házigazdák meg ott égtek és kétségbeesetten keresték e megoldást. Továbbá arra is ügyelni kell, hogy ne csak mosdó meg WC legyen benne, hanem meleg víz is. Senki nem akar büdösen lefeküdni, mert éjfél után vagy hajnalban még nincs meleg víz. Ha klimatizált akkor a klímák is működjenek megfelelően.
Vidéken ez nem szokott gondot okozni, de Pesten – hétvége ide vagy oda – ez egy kész rémálom. A legjobb az, ha a helyszín biztosít megfelelő számú és őrzött parkolóhelyet. Sajnos a növekvő szegénység és a romló közbiztonság miatt a kocsikban hagyott nagyobb értékek reményében sokszor lesznek fosztogatók célpontjai az esküvői éttermi helyszínek parkolói. Erre érdemes is előzetesen és aznap is felhívni a vendégek figyelmét, hogy az autóban ne hagyjanak indokolatlanul külön értékeket, pláne ne pénzt vagy drága ajándékot. Erre még a szartartások helyszínein is ügyelni kell, mert ott is ugyan ezek a problémák merülnek fel.
A helyszín sokrétű szempontjai miatt érdemes prioritást felállítani és annak alapján szülessen a döntés. Azt is érdemes megvizsgálni, hogy a vendéglétszámból mekkora egységes “tömeg” lakik viszonylag egymáshoz közel. Mert ha teszem azt, a vendégek 40-50% -a mondjuk egy városban él, akkor érdemes abban a városban vagy annak a vonzáskörzetében a megfelelő helyszínt kiválasztani. Persze lehet úgy is dönteni – főleg ha ezzel a pénztárcánkat akarjuk kímélni – hogy egy jóval olcsóbb hely miatt ezt a szempontot beáldozzuk. Viszont akkor kedveskedhetünk pl. különjáratú busszal az egy városból érkezők számára, és lehet hogy még így is jobban jövünk ki, mintha a városban tartottuk volna meg a lagzit. Azt azért érdemes megfontolni, hogyha túl sok, messze lakó vendéget hívunk meg akkor nagy az esélye annak, hogy az utolsó pillanatban lemondják a részvételt. Ekkor sajnos a szállást és az étkezést a legtöbbször már nem lehet veszteségmentesen lemondani, ami így gyakorlatilag az ablakon kidobott pénz lesz.
Egy másik csábító szempont lehet hogy nyitott, félig nyitott, vagy sátras helyszínt válasszunk-e? Nos ez sok kockázatot hordoz magában, de jól is elsülhet. Ha az időjárás kegyes és nincs sok szúnyog, akkor a nyitott helyszín nagyszerű lehet. (feltéve még, hogy a hangos zene nem okoz gondot vagy korai zárást) De ha kifogunk egy esős hidegfrontos időt, akkor azzal meg is ölhetjük az egész bulit. Ezt mindenki gondolja át és fontolja meg saját maga.
A vendégek létszáma pontjánál már tettem rá említést. Nem szabad zsúfolt helyzetet kialakítanunk, sem az éttermi részen, sem a tánctéren, mert többféle módon is megöli a hangulatot. Ha kicsi a tánctér akkor hiába játszik a zenekar csak 10-20 ember érzi magát jól rajta. Így a kevésbé bátrak már meg sem próbálnak eljutni oda, mert a zsúfoltságot látva kedvük sem lesz hozzá. Ilyenkor csak a leginkább mulatozó típusú emberek fogják “uralni” a “táncteret”. Az én tapasztalatom az, hogy ha mondjuk meghívnak 100 vendéget, akkor abból egyszerre maximum 60 fő fog táncolni. Általában ennél inkább kevesebb, de Ti tervezzétek meg erre a kapacitást. 60 emberre kb. 50nm tánctér ad elegendő mozgásteret. Az sem jó ha túlságosan nagy a tánctér, de őszintén megmondom, hogy ilyen esettel én még nem találkoztam. További gondot okozhat az is, ha a tánctér a konyha és az éttermi rész között van és a felszolgálok rendszeresen azon keresztül közlekednek. De olyan tapasztalatom is volt már, hogy kicsi volt a belmagasság és nagyon hamar elfogyott a levegő, ugyanakkor meg csak az egyik sarokban lehetett ablakot nyitni. Nyáron ez rendszeresen visszatérő probléma. Ügyelni kell arra is, hogy a Dj vagy zenekar számára is elegendő hely maradjon. ugyan ez vonatkozik a fotósra, videósra és vőfélyre. Valahova nekik s le kell ülniük, illetve a felszerelésüket elérhető távolságban de biztonságban tudniuk.
És akkor el is jutottunk a leggyakoribb probléma forrásához. Amikor már azt hittük, hogy mindenre odafigyeltünk akkor kiderül, hogy a klimatizáltság finoman szólva is alultervezett és a nyári meleggel szemben hatástalan, vagy ami még ennél is rosszabb, hogy egyáltalán nem üzemel mert,
1, évek óta rossz
2, módon spórolni akarnak rajtunk.
Éppen tavaly (2012) volt egy olyan esetem Budapesten, amikor 40C fok felett volt a terem hőmérséklete és nem volt működőképes klímaberendezés. A falon természetesen ott pihent! a nagy teljesítményű klímaberendezés csak éppen nem üzemeltették. Azt a mesét adták be a vendégeknek, hogy éppen ma romlott el. Aztán éjjel kettő felé az ablak alatt állva véletlenül elcsíptem egy főnökasszony-pincér párbeszédet amikor is azt taglalták, hogy hát hiába nem kapcsolták be a klímát ezek akkor sem akarnak még hazamenni? A dühtől nem láttam és csak azért nem szóltam az ifjú párnak, hogy ne rontsam tovább a hangulatukat. Ráadásul ugyan itt, a hangos zene miatt éjfél után bezárták az ajtókat is. Megmondom őszintén, hogy az idő felében képtelen voltam ellátni a munkámat, mert öt perc után ki kellett mennem a külső teraszra pihegni és folyadékot pótolni.
Minden esküvőszervező, ceremóniamester és vőfély rémálma, amikor a konyha miatt elcsúsznak a programok. Persze ez a kellemetlenségek egyik fele, mert az éhes vendég legalább akkora gond. Tapasztalataim alapján három ok miatt szokott fennakadásokkal üzemelni a helyi konyha.
1, Egész egyszerűen alultervezett. Ez nem csak a konyhai kapacitásra igaz, hanem a személyzet létszámára is.
2, A létszám és az eszközök megvannak ugyan, de nem állandóak és emiatt nem összeszokottak
3, Túlvállalják magukat
Az első és második esetet nem taglalom mert nincs mit rajta. A harmadik eset az érdekesebb. Egy nagyobb, több helységes étteremben fordult elő, hogy látszólag ki tudtak volna minket szolgálni a kisujjukból is, de mégis másfél órát késtek a vacsorával. Egy esküvőn az éhes vendégeket megvárakoztatni és tönkre tenni a késés miatt az esküvő menetrendjét gyalázatos bűn. Főleg azért, mert nagyon sokba kerül és hatalmas versengés van a piacon a megrendelői oldal felé.
Aztán az éhes tétlenség miatt elkezdtem körbejárni az épületet hátha bekukkanthatok a konyhába is, hogy lássam mit csinálnak ott. Míg az épületet megkerültem akkor vettem észre, hogy éppen két darab külföldi turistákkal teli busz várakozik a parkolóban az indulásra. Nos a rejtély így hamar megoldódott mert +100vendéget megettek előttünk, vagy jobban mondva helyettünk. Így mi koplalhattunk, míg a jobban fizető? vagy talált pénzt hozó turistákat megetették.
Keserű dolog azzal szembesülni hogy ezt is meg merték tenni.
Persze bízhatjuk a dolgot egy külső cateringes cégre is, ha meg tudtok állapodni a hely tulajdonosával vagy értékesítőjével. Ez lehet svédasztalos vagy tányérszervizes felszolgálású. Az előbbi érthető okokból olcsóbb. Nyugodtam állítom, hogy ezeknél a cégeknél semmivel sem rosszabb az ételek színvonala. Sőt bizonyos mértékig sokkal kiegyensúlyozottabb, mert állandó forrásból szerzik be az alapanyagokat és a személyzet is megfelelő kapacitású és összeszokott csapat. Mindent hoznak és visznek, semmit nem mosogatnak. Ha kell, akkor menet közben rápótolnak a kifogyó készletekre és mindig van a szokásos menüben valami ínyencség is elrejtve. Az adagok bőségesek és laktatóak. Egyedül a kávéjukat nem szeretem, mert azt szinte soha nem igazi őrölt kávéból főzik. Persze biztos, hogy erre is van megoldás. Nagy előnyük még hogy általában nem ügyeskednek, a leszerződött étel és italmennyiséget maradéktalanul felszolgálják. Szóval én csak ajánlani tudom őket.
Viccesnek hangzik és banális az ügy, de ez is le tud horpasztani egy bulit. Képzeljétek csak el, hogy mivel jár ha 100 emberre nemenként összesen csak egy-egy illemhelyet alakítottak ki. Olyan állandó sor alakul ki az ilyen helyen, mint a 70 években a banánért. Legutóbbi ilyen élményem a Budai Várban volt. Ráadásul ott még egy hosszú labirintuson is keresztül kellett vergődni sok-sok lépcső megmászásával.
Nem kicsit elgondolkodtató kellemetlenség ez. Úgyhogy tessék jól körüljárni ezt a témát is, és arra is kitérni hogy jusson rá takarító személyzet is, mert ekkora létszám mellett pillanatok alatt le tud romlani az állapota egy ilyen nagy forgalmú helyiségnek. Megfelelő időközönként (legalább óránként) gondoskodjanak a kézmosó szappan és a szükséges papírok utánpótlásáról is.
A címből sokaknak egyből beugrik, hogy a kettő az bizony nem ugyan azt jelenti. Egy dolog a nyitva tartás és egy dolog a személyzet rendelkezésre állása. Hiszen semmit nem ér az a “nyitva tartó hely” ahol nincs legalább kávé, üdítő és szeszes ital kiszolgálás. Az elfogadott dolog, hogy a jellemzően éjfél utáni “szokásos” töltött káposzta felszolgálása után a konyha bezár, vagy maximum csak nagyon szűk ügyeletet tart. Ez utóbbi is a távozó vendégekért van, hogy a megmaradt ételeket becsomagolják. Általában ilyen tájt már két pincér is megfelelően ki tudja szolgálni a vendégek igényeit.